Что входит и что не входит в обязанности секретаря гонконгской компании

Каждая компания в Гонконге с ограниченной ответственностью обязана иметь в своей структуре секретаря. Естественно, Вам, наверное, интересно, что входит в обязанности секретаря гонконгской компании. Это мы и рассмотрим в данной статье.

Если Вы решили, что для эффективного функционирования Вашего международного бизнеса необходима регистрация компании в Гонконге, то стоит узнать, какие к ней есть требования и что потребуется для ее обслуживания.

Что такое «секретарь гонконгской компании»?

Согласно гонконгскому законодательству, каждая компания в Гонконге обязана иметь в своей структуре, помимо директора и акционера, секретаря. Секретарь компании в Гонконге – это юридическое или физическое лицо, которое обязано быть резидентом Гонконга. Стоит отметить, что директор гонконгской компании не может быть секретарем.

Раньше требовалось, чтобы обязательным соучредителем гонконгской компании был резидент Гонконга – физическое или юридическое лицо. Но в 2004 году это ограничение отменили, и иностранным гражданам разрешили быть единственным учредителем. Но вместо обязательного «гонконгского соучредителя» возникло требование о назначении «гонконгского секретаря».  

Само понятие «секретаря» как уполномоченного представителя сформировалось в английском праве на поле оффшорной деятельности. Его присутствие в гонконгской компании немного намекает на оффшорные свободы – минимальное вмешательство в регулирование внутреннего корпоративного распорядка, анонимность владельца, упрощенное ведении бухгалтерии и т.д. Сегодня, когда большинство оффшорный фирм стараются быть похожими на обычные компании с присущими им атрибутами, компании в Гонконге не боятся демонстрировать оффшорные черты. Сейчас в Гонконге, который официально не является оффшором, секретарь в компании – это, в первую очередь, «око администрации», следящее за соблюдением всех норм и законов корпоративного законодательства и своевременного их применения в работе гонконгской компании.

Назначение секретаря компании в Гонконге осуществляется посредством фиксирования его в Уставе компании. Зачастую директор назначает секретаря с фиксированным вознаграждением. Данные о секретаре, совместно с информацией об акционерах и директорах, должны быть представлены в гонконгский Реестр компаний и являются публично открытыми. Присутствие в структуре компании секретаря и реальное выполнение им своих обязанностей делает компанию более прозрачной в глазах инвесторов, а также является одним из механизмов защиты интересов акционеров и, соответственно, повышения уровня их благосостояния.

Что входит в обязанности секретаря гонконгской компании?

Чтобы точнее понять обязанности секретаря, сначала ознакомимся с некоторыми требованиями к гонконгским компаниям после их регистрации. В согласии с Ордонансом о компаниях (Companies Ordinance) каждая компания в Гонконге обязана выполнять определенные формальности в установленные сроки и подавать соответствующие отчеты в Реестр компаний Гонконга (Companies Registry), а также регистрировать происходящие в структуре компании изменения:

• Отчет о состоянии компании (Annual Return) подается ежегодно на протяжении 42-х дней со дня годовщины регистрации компании.
• Регистрация изменений, связанных со сменой директоров или секретаря компании, изменением их данных или назначением новых директоров осуществляется на протяжении 2-х недель с даты появления этих изменений.
• Ежегодное общее собрание (annual general meeting) первый раз проводится не позднее 18-ти месяцев с даты регистрации компании, далее – каждый год. Временной промежуток между двумя ежегодными собраниями не должен быть более 15-ти месяцев.
• Уведомление об увеличении суммы акционерного капитала необходимо подавать на протяжении 15-ти дней с даты возникновения изменений.
• Регистрировать изменения, связанные с выпуском или перераспределением акций гонконгской компании необходимо на протяжении 1 месяца с даты из распределения.

Кроме этого, в согласии с Ордонансом о сборе за регистрацию деятельности (Business Registration Ordinance) компании в Гонконге должны каждый год уплачивать сбор за регистрацию деятельности (business registration fee) не позже 2-х недель после даты истечения срока действия предыдущего Сертификата о регистрации бизнеса, в зависимости от даты, которая установлена в платежном требовании на оплату сбора. Это требование высылается на адрес гонконгской компании за месяц до даты истечения срока действующего Сертификата.

В согласии с вышесказанным, в обязанности секретаря гонконгской компании обычно входит:

• Получение и пересылка писем из гонконгских государственных органов: Налогового Департамента, Департамента Регистрации Компаний, Департамента Статистики, Таможенного Департамента, Суда и так далее.
• Подготовка и подача разных отчетов по Вашему поручению (Annual Return, IRD Employer’s Return и другие).
• Представление интересов Вашей компании в гонконгских государственных органах по Вашему поручению.
• Организация изменений в корпоративной структуре гонконгской компании в согласии с Вашими поручениями.
• Получение и пересылка коммерческой корреспонденции, в том числе запросов от клиентов, писем из банковских учреждений и предложений от поставщиков.
• Оплата за клиента сбора за регистрацию деятельности.

Также секретарь может оказывать такие услуги, как:

• участие в собраниях акционеров или кредиторов;
• поддержка при ликвидации компании и ведение документации по добровольной выплате долгов при ликвидации;
• подготовка протоколов собраний;
• подготовка и регистрация офиса;
• изменение наименования компании;
• предоставление зарегистрированного юридического адреса;
• консультирование.

Секретарская компания также может предоставить бухгалтерские услуги и аудитора (за отдельную плату) для подготовки бухгалтерской отчетности и предоставления ее в налоговый орган. Обязанность владельца компании – собирать, хранить и своевременно предоставлять секретарю любые первичные документы по деятельности компании.

Присутствие в структуре компании секретаря и реальное выполнение им своих обязанностей делает компанию более прозрачной в глазах инвесторов, а также является одним из механизмов защиты интересов акционеров и, соответственно, повышения уровня их благосостояния.

Что не входит в обязанности секретаря гонконгской компании?

Что секретарь компании в Гонконге не обязан делать, так это выполнять личные поручения директора или других должностных лиц компании, ведь он не является их личным помощником. Секретарская компания является посредником между государственными контролирующими органами власти и Вашей гонконгской компанией. В случае с документами, к примеру, она может заверять лишь официальные документы для подачи в государственные органы, в которых предусмотрена подпись секретарской компании.

Поэтому полномочия секретарской компании в Гонконге отличаются от привычных полномочий секретаря, скажем, в России. Для выполнения личных поручений необходимо нанимать отдельного сотрудника.

Благодаря тому, что секретарь компании в Гонконге обеспечивает выполнение всех требований законодательства, можно избежать штрафов и фактов неправильного составления внешней и внутренней документации, что может нарушить финансовые интересы третьей стороны.

Например, за несвоевременную подачу годового отчета в Реестр компаний налагается штраф в размере 4 000 гонконгских долларов, а за запоздалое обновление регистрационного сертификата – 300 гонконгских долларов. А те, кто постоянно нарушают эти требования, облагаются еще большими штрафами и рискуют быть вызванными в суд.

Поэтому крайне важно внимательно выбирать секретарскую компанию, которая будет обслуживать Вашу компанию в Гонконге. Лучше всего подойдет компания, непосредственно находящаяся в Гонконге и имеющая в своем штате русскоговорящих сотрудников, которая при этом может своими силами предоставить услуги подготовки бухгалтерской отчетности и проведения аудита. Offshore Pro Group – именно такая компания.

Мы не являемся агентами-посредниками, а самостоятельно оказываем секретарские услуги и имеем в штате квалифицированных специалистов с многолетним успешным опытом работы. Зарегистрированный юридический адрес Вашей компании будет находиться по адресу нашего офиса. Мы окажем все необходимые дополнительные услуги, в том числе подготовим нотариально заверенные документы с Апостилем, зарегистрируем торговую марку в Гонконге, поможем в получении рабочих виз в Гонконг и многое другое.

Итак, если Вы хотите зарегистрировать компанию в Гонконге или сменить секретарскую компанию, обслуживающую Вашу собственную компанию в Гонконге, или желаете получить другие услуги, в том числе помощь в открытии банковского счета, пишите на электронный адрес .